Zpracování osobních údajů
Zpracování osobních údajů – informace pro účastníky závodů pořádaných neziskovou organizací Sri Chinmoy Marathon Team z. s.
Správce osobních údajů (dále jen Správce):
Sri Chinmoy Marathon Team z. s.
IČ 67776426
sídlo: Pod Dlážděnkou 2099/1, 182 00 Praha 8
email: [email protected]
telefon: 603 177 567
Přehled zpracovávaných (typů) údajů a jejich zdroje
Osobní údaje účastníků závodů (dále jen „účastník“) pořádaného Správcem (dále jen „Závod“), které bude Správce zpracovávat, zahrnují údaje poskytnuté v přihlášce (typicky jméno a příjmení, datum narození, pohlaví, adresa, telefonní číslo, příslušnost ke sportovnímu klubu, e-mail, velikost trička), dále údaje o fakturovaných a hrazených (dlužných) částkách, čísle účtu a údaje o probíhajícím plnění. V souvislosti s komunikací s účastníkem si Správce může ukládat také čas provedené komunikace s účastníkem. V rámci zpracování údajů o jednotlivých Závodech si Správce ukládá také tyto údaje: startovní číslo účastníka, dosažený výsledek, věkovou kategorii a umístění v Závodě. U nezletilých účastníků si může Správce vyžádat souhlas jejich zákonných zástupců s jejich účastí v Závodu. Takový souhlas vč. jména a příjmení zákonného zástupce pak bude obvykle ukládán společně s údaji o smluvním plnění.
Kompletní výsledky Závodu Správce zveřejňuje na webu www.srichinmoyraces.com/cs (a to včetně jména a příjmení účastníka, věku, pohlaví, příslušnosti ke klubu a výsledků jak celkových, tak v jednotlivých kategoriích). Pokud účastník nechce být ve výsledcích uváděn, je možné požádat Správce o vynětí z výsledků.
Registrace pro některé závody je zajišťována v rámci systému raceresult.com provozovaného společností race result AG, Joseph von Fraunhofer Str. 11, 76327 Pfinztal, Německo. Registrace je prováděna výhradně společností raceresult.com. Správce nemá kontrolu nad tím, jak jsou údaje účastníka v rámci této registrace společností raceresult.com zpracovávány, proto se ohledně této registrace obracejte přímo na tuto společnost.
Účastník také souhlasem se zpracováním osobních údajů souhlasí s pořízením fotografií své osoby, ať již v podobě hmotné či digitalizované pro účely identifikace v průběhu Závodu a dále za účelem jejich užití pro veškeré propagační materiály, newslettery nebo jiné tiskoviny vydané Správcem v souvislosti se Závodem, jak v tištené podobě, tak v elektronické podobě, např. na webové stránky Správce. O Závodu a jeho výsledcích také může být přiměřeně referováno v médiích. Souhlasí s tím, že fotografie mohou být použity jako součást díla souborného nebo mohou být použity pouze jejich části. Souhlasí s použitím fotografií spolu s osobními údaji v rozsahu jména a příjmení, stát pobytu.
Účel a právní důvody zpracování osobních údajů:
Každé zpracování osobních údajů musí být zákonné – musí být založeno na některém v Nařízení vyjmenovaném právním základu zpracování. Podobně jako u účelu může být každý údaj zpracováván na základě vícero právních důvodů zpracování. Pokud všechny právní důvody odpadnou, pak přestaneme Vaše údaje zpracovávat. Možné právní důvody zpracování jsou vyjmenovány v čl. 6 Nařízení. Upozorňujeme Vás, že pokud budeme Vaše osobní údaje zpracovávat na základě Vašeho souhlasu, máte kdykoliv možnost tento souhlas odvolat (pro odvolání použijte rozhraní Vámi užívané služby, případně nás kontaktujte na níže uvedených kontaktech). Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním. Údaje účastníků závodů ovšem obvykle nejsou zpracovávány na základě souhlasu.
Právním základem zpracování osobních údajů účastníků je nezbytnost plnění smlouvy o účasti v závodu – zajištění účasti účastníka v závodu (vč. vymáhání vzniklých pohledávek), zasílání informací souvisejících se Závodem, jakož i pro další nezbytné činnosti související s účastí na Závodě i na dalších Závodech organizovaných Správcem, oprávněné zájmy Správce (dané zejména zájmem na evidenci smluvních vztahů, zpracováním pro statistické účely, získání dotací na Závody pořádané Správcem, další rozvoj služeb Správce, zveřejňování údajů v rámci zpravodajství o závodu a propagace) a plnění zákonných požadavků (zejména plnění požadavků podle předpisů o ochraně osobních údajů, vedení účetnictví, plnění povinností podle daňových předpisů).
Upozorňujeme Vás, že pokud právním důvodem zpracování osobních údajů je souhlas účastníka, můžete být takový souhlas kdykoliv bezplatně odvolán na níže uvedených kontaktech. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.
Doba, po níž budou údaje zpracovávány
Naše společnost nemůže Vaše údaje zpracovávat po libovolně dlouhou dobu, ale doba zpracování je omezená na období, kdy Vaše údaje skutečně potřebujeme. Délku tohoto období se snažíme omezit tak, aby řádně zohledňovala jak Vaše, tak naše zájmy. Někdy je obtížnější potřebnou dobu zpracování určit, nebo z bezpečnostních důvodů není vhodné přesnou délku této doby sdělovat, níže proto alespoň uvádíme některá kritéria, podle nichž se při určení délky zpracování Vašich údajů rozhodujeme.
Osobní údaje budou zpracovávány po přiměřenou dobu s ohledem na účel zpracování. Pro účely evidence smluv a přijatých plnění a pro účely vedení účetnictví budeme základní údaje o účastnících (jméno a příjmení, datum narození, specifikace závodu, kterého se účastnili, specifikace uhrazených částek apod.) evidovat po dobu cca 10 let od data konání závodu.
Výsledkové listiny jsou zpracovávány po dobu cca 10 let od data konání závodu. Pokud budou údaje o účastnících zpracovávány v rámci zpravodajství o závodě, nebude doba jejich zveřejňování omezena.
Aktualizace údajů
Jednou z našich povinností jako správce osobních údajů je zpracovávat přesné údaje, případně s ohledem na okolnosti doplnit neúplné údaje. Pokud nám poskytnete informaci o změně Vašich údajů, pomůžete nám tuto povinnost řádně plnit.
Pokud dojde ke změně údajů poskytnutých účastníkem, dovolujeme si požádat o zaslání informace o takové změně. Za účelem aktualizace dat je možné Správce kontaktovat na výše uvedených kontaktech, nejlépe e-mailem na [email protected].
Obchodní sdělení
Účastník bere na vědomí, že mu mohou být ze strany Správce ve smyslu ustanovení § 7 zákona č. 480/2004 Sb. zasílána sdělení týkající se závodů pořádaných Správcem na jeho adresu (včetně e-mailové). Vaše údaje nebudeme za účelem zasílání nabídek předávat žádným třetím osobám.
Jak bude zpracování probíhat a jeho konsekvence
V dnešní době většina zpracování probíhá počítačově, takže Vaše údaje budeme obvykle zpracovávat v počítačovém systému (např. v rámci aplikace Outlook pokud jde o e-maily, v Excelu, v našem účetním systému, pokud jde o údaje nutné pro fakturaci apod.). Tím samozřejmě není vyloučeno ani zpracování písemností v kartotékách, jako je systém pro uložení papírových smluv.
Správce bude osobní údaje zpracovávat zejména ve svých počítačových systémech a počítačových systémech zpracovatelů (Raceresult.com). Písemnosti bude Správce zpracovávat ve své kartotéce. Poskytnutí zpracovávaných údajů ze strany účastníka je dobrovolné (ovšem bez poskytnutí určitých údajů nebude smlouva uzavřena a v některých případech jsou následně některé údaje vyžadovány zákonem, zejména předpisy o účetnictví).
Poučení o zpracování osobních údajů prostřednictvím síťových identifikátorů
Webové stránky srichinmoyraces.org nepoužívají cookies ani jiné síťové identifikátory. Na našich stránkách ale mohou být vložena videa (uložená především na Vimeo, případně na Youtube). Když si pustíte takové video, vytvoří to 3-4 cookie, z nichž žádné neobsahuje osobní údaje.
Rizika a doporučené postupy
Každé zpracování osobních údajů s sebou nese určitá rizika. Ta mohou být různá s ohledem na rozsah zpracovávaných údajů a způsob jejich zpracování. Níže uvádíme některé doporučené postupy, které Vám mohou pomoci ochránit Vaše data:
• Pokud nám poskytujete Vaše údaje, vždy se zamyslete nad tím, zda je nutné dané údaje poskytnout. Ne všechny údaje, které můžete např. vyplnit v přihlášce, jsou povinné. Vyplnění některých údajů nám může pomoci Vás např. kontaktovat, ale můžete se rozhodnout, že nám takové údaje prostě neposkytnete. Pokud máte pocit, že po Vás vyžadujeme příliš mnoho údajů, kontaktujte nás, prověříme přiměřenost našeho požadavku.
• Pokud nám poskytujete nebo v našich službách zveřejňujete osobní údaje třetích osob (např. vašich rodinných příslušníků), zamyslete se nad tím, zda je toto předání nutné a potřebné. V případě potřeby si vyžádejte souhlas takovýchto třetích osob
• V rámci závodů je pořizováno foto a video zpravodajství. V rámci záběrů vícero osob nejsme schopní vymazávat či nezabírat jednotlivé osoby a ani by to nebylo přiměřené. Pokud by naši fotografové a kameramani pořizovali Vaše portrétní snímky a Vy jste s tím nesouhlasili nebo byste si nepřáli jejich zveřejnění, je nejlepší cestou rovnou danou osobu požádat o smazání takového snímku.
• Osoby mladší 18 let jsou zvlášť zranitelné. Pokud se bude předávání údajů týkat těchto osob, je nutné obzvláště pečlivě zvážit všechny okolnosti. Zároveň je nutné zvážit, zda k poskytnutí takových údajů není třeba souhlas těchto osob či jejich zákonných zástupců (např. rodičů). Pokud jste osobou mladší 18 let, v případě, kdy máte pochybnosti o tom, zda jste schopni se správně rozhodnout, prodiskutujte celou záležitost se svým rodičem či nás zvlášť kontaktujte.
• Pokud se budete přihlašovat do našich systémů prostřednictvím hesla, použijte vždy unikátní silné heslo, které nebudete využívat pro jiná zařízení a přístupy. Vaše heslo nikomu nesdělujte či nezpřístupňujte, ani našim zaměstnancům. Sdělení Vašeho hesla po Vás nikdy nebudeme vyžadovat, dejte si proto pozor zejména na různé e-mailové výzvy ke sdělení hesel, byť by byly podepsány naším jménem. Jedná se pravděpodobně o podvrhy za účelem vylákání a následného zneužití hesla.
• Pokud nám posíláte důvěrné údaje, snažte se využít bezpečný způsob komunikace, např. zaheslování souboru spojené se zašifrováním a předání hesla jiným komunikačním kanálem.
• Pokud budete mít pocit, že ze strany naší společnosti nejsou plněny veškeré povinnosti, došlo k neoprávněnému úniku dat nebo že se někdo vydává neoprávněně za našeho spolupracovníka, sdělte nám to prosím co nejdříve. Kontakty na naši společnost naleznete výše.
• Snažíme se vždy udržovat tato poučení aktuální. Proto čas od času budeme provádět úpravy těchto pravidel. U podstatnějších úprav Vás budeme informovat zvlášť, přesto není na škodu si čas od času znovu tato pravidla pročíst.
• Udržujte své údaje v rozhraní našich služeb aktuální.
Poučení o právech subjektů údajů podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 (dále jen „Nařízení“):
Fyzická osoba má právo u naší společnosti jakožto správce osobních údajů:
a) požadovat přístup k osobním údajům, které správce zpracovává, čímž se rozumí právo získat od správce potvrzení, zda osobní údaje, které se jí týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k dalším informacím uvedeným v čl. 15 Nařízení,
b) požadovat opravu osobních údajů, které jsou o ní zpracovávány, pokud jsou nepřesné. S přihlédnutím k účelům zpracování má v některých případech právo požadovat také doplnění neúplných osobních údajů,
c) požadovat výmaz osobních údajů v případech, které jsou upraveny v čl. 17 Nařízení.
d) požadovat omezení zpracování údajů v případech, které jsou upraveny v čl. 18 Nařízení,
e) získat osobní údaje, které se jí týkají a
(i) které zpracováváme s jejím souhlasem, nebo
(ii) které zpracováváme pro plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou taková fyzická osoba je nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na její žádost ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, přičemž má právo předat tyto údaje jinému správci, a to za podmínek a s omezeními uvedenými v čl. 20 Nařízení a
f) má právo vznést námitku proti zpracování ve smyslu čl. 21 Nařízení z důvodů týkajících se její konkrétní situace.
Pokud obdržíme takovou žádost, budeme informovat žadatele o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Naše společnost není v určitých případech stanovených Nařízením povinna zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. V takových případech můžeme (i) uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů nebo (ii) odmítnout žádosti vyhovět.
Pokud obdržíme výše uvedenou žádost, ale budeme mít důvodné pochybnosti o totožnosti žadatele, můžeme jej požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení jeho totožnosti.
Informace o tom, že jste u nás uplatnili svoje práva a jak jsme Vaši žádost vyřídili, si po přiměřenou dobu (obvykle 3-4 let) uložíme za účelem dokladování této skutečnosti a ochrany našich práv.
V případě, kdy se domnívá, že Správce zpracovává jeho osobní údaje neoprávněně či jinak porušuje jeho práva, má právo podat stížnost u dozorového úřadu (tedy Úřadu pro ochranu osobních údajů) či má právo požádat o soudní ochranu.
Jak nás můžete kontaktovat?
Pro případné připomínky a dotazy k ochraně osobních údajů a pro kontakt ve věci výkonu Vašich zákonných práv můžete použít výše uvedené kontakty.